DSGVO: Kundendaten sicher aufbewahren, archivieren und vernichten
Welche Unterlagen mit Kundendaten besonders geschützt werden müssen, wie lange sie aufbewahrt werden dürfen und warum ein Aktentresor für Datenträger nicht ausreicht.
Am 25. Mai 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung in Kraft getreten. Sie beinhaltet grundlegende Änderungen für die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Bei Missachtung drohen Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Vor allem die Speicherung und Sicherung von kundenbezogenen Daten ist seitdem sensibler zu organisieren. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was Sie bei der Haltung von Daten beachten sollten.
Aufbewahrung von Papierdokumenten
Dokumente mit personenbezogenen Daten sollen weitestgehend vernichtet werden, sobald sie nicht mehr zwingend benötigt werden. Steuerrechtliche Unterlagen wie Rechnungen mit Kundendaten sind davon ausgenommen: Sie sind nach § 147 Abgabenordnung zehn Jahre aufzubewahren. Vorsicht ist auch bei Papierdokumenten wie Verträgen, Mitarbeiterdaten, Materialscheinen und Stundenzetteln geboten.
Laut einer Bitkom-Studie laufen bei kleinen und mittelständischen Unternehmen die meisten Prozesse papierbasiert ab. 20 Prozent der Dokumente in allen deutschen Betrieben liegen ausschließlich in Papierform vor.
Diese Papierdokumente müssen nachweislich vor dem Zugriff unbefugter Personen geschützt werden. Um diesen Anforderungen nachzukommen, ist eine Verwahrung der sensiblen Daten in einem Wertschutzschrank unumgänglich. Bremer Tresor bietet Ihnen eine Vielzahl an Dokumentenschränken, die über einen zertifizierten Einbruchschutz verfügen.
Bei der Aufbewahrung von Dokumenten, die über einen längeren Zeitraum archiviert werden müssen, empfiehlt sich ein feuerfester Dokumentenschrank. Dieser Tresor weist einen geprüften Feuerschutz auf, der die Vernichtung von Papier bei einem Brand durch Feuer, Hitze, Rauch oder Löschwasser zuverlässig verhindert. Welche Stufe wofür reicht, zeigt der Überblick zu den Feuerschutzklassen.
Vernichtung von Papierdokumenten
Physische Daten müssen, ebenso wie digitale Daten, nachweislich und unwiederbringlich vernichtet werden, um einen Schutz der personenbezogenen Daten gewährleisten zu können.
Personenbezogene Daten müssen in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.
Dazu kommt die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange in identifizierbarer Form gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Für die Einhaltung ist der Verantwortliche zuständig, und er muss sie nachweisen können.
Aufbewahrung von digitalen Dokumenten
Wir empfehlen Ihnen, jegliche Speichermedien nach Abschluss des Arbeitsvorgangs in einem Tresor einzulagern. So können Datenträger problemlos in Aktenschränken verwahrt werden, um den Zugriff auf die sensiblen Daten zu verhindern.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Datenträger in einem Datentresor zu lagern. Dieser bietet USB-Sticks, Festplatten, Datenbändern oder CDs im Brandfall einen zuverlässigen Schutz.
Unsicher, welcher Schrank für Ihre Unterlagen reicht?
Ob Papierakten, Datenträger oder beides: Wir ordnen Ihren Fall ein und nennen Ihnen die passende Feuerschutzklasse samt Modellen.
