Dokumente sicher aufbewahren: Fristen, Tresore und digitale Sicherung

Empfindliche Daten und private Dokumente sammeln sich im Zuge einer Unternehmensgründung und -führung schnell an. Es gilt, die Dokumente gesetzeskonform, sinnvoll organisiert und vor Fremdzugriff sowie Witterungseinflüssen geschützt für eine vom Gesetzgeber vorgesehene Dauer aufzubewahren. Im folgenden Ratgeber erfahren Sie alles rund um die Aufbewahrungspflicht für unterschiedliche Dokumente, digitale und analoge Sicherung sowie Brand- und Diebstahlschutz.

Unterlagen vorschriftsgemäß aufbewahren

Unternehmer und Gewerbetreibende sind laut Gesetzgeber dazu verpflichtet, relevante Dokumente für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Die meisten Unterlagen müssen entweder für sechs oder für zehn Jahre aufbewahrt werden. Geregelt wird dies von diversen Gesetzen und Verordnungen:

• dem Steuerrecht bzw. der Abgabenordnung (AO)
• dem Handelsrecht bzw. dem Handelsgesetzbuch (HGB)
• dem Sozialversicherungsrecht
• dem Arbeitsrecht

Laut Steuerrecht bzw. der Abgabenordnung unterliegen alle, die aufgrund des Berufs oder einer Tätigkeit aufzeichnungs- und buchführungspflichtig sind, auch der steuerlichen Buchführungspflicht. Die Abgabenordnung sieht vor, dass ab 500.000 Euro Umsatz bzw. 50.000 Euro Gewinn eine Buchführung und Aufzeichnung verpflichtend ist. Eine saubere und geschützte Art der Aktenaufbewahrung ist unumgänglich.

Was ist Datensicherheit und was bedeutet Datenschutz?

Möchte man als Unternehmer der Aufbewahrungspflicht nachkommen, so sollte zuerst zwischen Datensicherheit und Datenschutz unterschieden werden. Die Begriffe werden häufig gleichbedeutend verwendet, obwohl sie sich auf unterschiedliche Dinge beziehen.

Datensicherheit

Datensicherheit im Unternehmen bedeutet, dass Maßnahmen ergriffen werden, um sensible Daten aller Art vor Fremdzugriff oder Zerstörung zu schützen. Dabei muss es sich nicht um personenbezogene Daten handeln, sondern einfach um schützenswerte Informationen. Datensicherheit wird mit diversen technischen Maßnahmen gewährleistet.

Datenschutz

Datenschutz bezieht sich auf personenbezogene Daten und den Umgang mit ihnen bzw. die Sicherstellung der informationellen Selbstbestimmung. Es handelt sich um rechtliche Bestimmungen bezüglich der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten wie etwa Namen, Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern.

Datenschutz kann ohne Datensicherheit nicht garantiert werden. Datensicherheit sorgt dafür, dass unternehmensrelevante und personenbezogene Daten geschützt abgelegt und verarbeitet werden können. Vor allem in Unternehmen werden personenbezogene Daten gesammelt und verwahrt, zum Beispiel Lohnzettel samt Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern und anderen Erkennungsmerkmalen.

Der Unterschied zwischen Daten und Dokumenten

Daten und Dokumente sind ebenfalls Begriffe, die häufig gleichbedeutend verwendet werden, aber nicht dasselbe bedeuten. Die folgende Erklärung trennt die Begriffe voneinander:

Prinzipiell bildet jedes aus Daten bestehende Objekt (Datei, Datensatz, Webseite, etc.) ein Dokument, sobald es als publizier- oder kommunizierbares Objekt aufgefasst wird. Eine grundsätzliche Unterscheidung zwischen publizierten oder kommunizierten Daten und digitalen Dokumenten ist deshalb nicht möglich.

Daten bilden also Dokumente, im digitalen Bereich ist die Differenzierung aber schwierig. Einfacher ist hingegen die Trennung von digitalen Daten und analogen, also ausgedruckten Dokumenten in Papierform.

Wie lange muss man Dokumente aufbewahren?

Die Pflicht zur Dokumentenaufbewahrung und -archivierung ist in Deutschland in Sachen Dauer festgelegt: Es handelt sich meist um eine Frist von entweder sechs oder zehn Jahren.

Analoge und digitale Maßnahmen zur Datensicherheit

Möchte man nun im Unternehmen die Datensicherheit mit gezielten Maßnahmen umsetzen und so den Datenschutz gewährleisten, hat man zwei Möglichkeiten: die digitale Sicherung oder die analoge Aufbewahrung.

Was den rechtlichen Rahmen angeht, ist es mittlerweile erlaubt, die meisten Dokumente im Unternehmen zu digitalisieren und auf Datenträgern oder in der Cloud abzuspeichern. Hier ist jedoch Vorsicht geboten, denn das gilt nicht für alle Unterlagen.

Tresor, Kassette oder Bankschließfach

Geht es um so wichtige Unterlagen wie Verträge, Jahresabschlüsse, Bilanzen und Geschäftskonten, sollten diese nicht einfach in einer Mappe in einem Schrank im Büro abgestellt werden. Um Datensicherheit und Datenschutz zu gewährleisten, braucht es einen geeigneten Platz, der unterschiedliche Kriterien erfüllt. Technische Maßnahmen zur Datensicherung heißt im Falle von Dokumenten, dass diese vor dem Zugriff Dritter, vor Verlust und auch vor Bränden und Witterungseinflüssen geschützt werden müssen.

Dokumententresor

Ein Dokumententresor bzw. Aktentresor ist für die vor Feuer, Wasser und Gas geschützte Dokumentenaufbewahrung konzipiert. Den Feuerschutz sollte ein Zertifikat bezeugen. Die gängigen Zertifizierungen S60P, S120P sowie LFS 30 und LFS 60 beziehen sich auf Papier und bedeuten, dass der Innenraum im Brandfall um nicht mehr als 150 Grad aufgeheizt wird. So können gedruckte Dokumente keinen Schaden nehmen. In der Regel bieten die Dokumententresore der jeweiligen Feuerschutzklassen einen Schutz über 30, 60 oder sogar 120 Minuten.

Vorsicht ist bei Speichermedien geboten, denn Feuerschutz allein reicht nicht aus, um die Geräte vor Zerstörung zu schützen. Bei elektronischen Datenträgern muss gewährleistet sein, dass sich der Innenraum um nicht mehr als 30 Grad erwärmt, denn Speichermedien sind wärmeempfindlicher als Papier. Datentresore mit den Zertifizierungen S60DIS bzw. S120DIS sind für die Aufbewahrung von Datenträgern ausgelegt. Dokumententresore entsprechen zudem einem genormten Einbruchschutz und sind bis zu einer gewissen Summe versicherbar.

Dokumentenkassette

Die Dokumentenkassette ist ideal für die Aktenaufbewahrung geeignet. Es gibt zudem eigens konzipierte Kassetten, die auch für Datenträger wie Festplatten und USB-Sticks geeignet sind. So sind die Inhalte in gängigen Modellen eine Zeit lang vor Feuer geschützt, auch Feuchtigkeit und Licht können nicht durchdringen. Ein Vorteil gegenüber dem Tresor ist das vergleichsweise geringe Gewicht.

• Wenig Gewicht bringt allerdings den Nachteil mit sich, dass eine Dokumentenkassette sehr leicht weggetragen werden kann.
• Auch kleinere Tresore laufen Gefahr, von Einbrechern mitgenommen zu werden, wenn sie nur wenig Gewicht haben. Es ist für Diebe einfacher, den gesamten Tresor wegzutragen, ohne zu wissen, was darin ist, und ihn an einem anderen Ort aufzubrechen.

Bankschließfach

Urkunden, Bilanzen, Steuerbescheide oder Jahresabschlüsse sowie den einen oder anderen Datenträger kann man auch in einem Bankschließfach sicher verwahren. Vor allem für die Originale oder das Zweitmedium, auf dem wichtige Daten gespeichert sind, ist ein Schließfach ideal. Wie es dort um den Versicherungsschutz steht, lesen Sie unter Schließfach Versicherung.

Digitale Sicherung: Datenträger und Cloud

Festplatten und Datensticks bieten viel Speicherplatz und nehmen kaum Platz ein. Allerdings sind die Datenträger nicht vor Zerstörung geschützt und verlieren über die Jahre an Leistungsfähigkeit. Die Lesbarkeit muss jederzeit gewährleistet sein, sie müssen also regelmäßig überprüft und ausgetauscht werden. Werden Daten auf physischen Speichern aufbewahrt, sollten diese unbedingt mit einem starken Passwort verschlüsselt sein. Es ist sehr empfehlenswert, sie in doppelter Ausführung aufzubewahren, im Dokumententresor und im Bankschließfach.

Ein Vorteil von Cloud-Speichern ist die Möglichkeit, jederzeit und von überall auf die Unterlagen zuzugreifen. Für Unternehmen empfiehlt es sich, einen deutschen oder zumindest europäischen Anbieter zu wählen, der der DSGVO unterliegt. Ansonsten gelten andere rechtliche Bestimmungen, und Dritten kann die Befugnis erteilt werden, Einsicht in die Dokumente zu nehmen, wie beispielsweise in den USA.

Dos und Don'ts der Dokumentenaufbewahrung

Das sollten Sie tun

• Experten zur Datensicherheit hinzuziehen, um alles richtig zu machen.
• Mit Steuerberatern genau klären, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen.
• Bankschließfächer für elektronische Datenträger nutzen.
• Zwei Datenträger mit identischen Daten an zwei Orten aufbewahren.

Das sollten Sie vermeiden

• Rechnungen nicht kopieren und nur das Original ablegen. Thermopapier verblasst, die Originalrechnung gehört zusammen mit einer Kopie auf Druckerpapier ins Archiv.
• Bei der Tresoranschaffung sparen und auf Feuerschutz verzichten.
• Alle Dokumente und Datenträger an einem Ort aufbewahren. Original und Kopie gehören getrennt.
• Eine Cloud mit Standort außerhalb Europas mieten, europäische Datenschutzregeln greifen sonst nicht.
• Auf die Verschlüsselung von Datenträgern verzichten.

Mögliche Konsequenzen

Bei Verstößen gegen die Datenschutzgrundverordnung drohen empfindliche Strafen. Genaue Angaben, welche Vergehen welche Folgen nach sich ziehen, lassen sich nicht machen. Es ist jedoch mit strafrechtlichen Konsequenzen und Geldstrafen zu rechnen. Bei Nichteinhaltung durch Zerstörung, Verheimlichung oder Beschädigung droht eine Freiheitsstrafe von zwei Jahren. Treten bestimmte Situationen ein, kann die Verletzung der Aufbewahrungspflicht auch als Steuerhinterziehung oder fahrlässige Steuerverkürzung bestraft werden.

Unterlagen aufbewahren als Privatperson

Auch für Privatpersonen gilt eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren. Diese bezieht sich aber nur auf Handwerkerrechnungen, denn es muss bewiesen werden können, dass keine Schwarzarbeit geleistet wurde. Die restlichen wichtigen Unterlagen unterliegen keiner Pflicht, aber es gibt Empfehlungen zur lebenslangen Aufbewahrung:

• Pass und Personalausweis, denn es gibt eine Ausweispflicht
• notariell beglaubigte Unterlagen
• Geburts- und Heiratsurkunden, eventuell der Scheidungsbeschluss
• Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge
• Erbschein
• Testament
• Sterbeurkunde

Es gibt weitere Dokumente wie Steuererklärungen, Arbeitsverträge und -zeugnisse, Gehaltsabrechnungen sowie Versicherungspolicen, die einige Jahre aufbewahrt werden sollten. Welche Werte sonst noch in einen Tresor gehören, zeigt der Überblick Schützenswertes.

Fazit

Im Unternehmen Dokumente sicher aufzubewahren, ist für kleine und mittlere Betriebe unabdingbar. Man sollte sich schon bei der Gründung um die korrekte, sinnvolle und zeitsparende Archivierung kümmern, sodass keine Unordnung entsteht. Zudem ist es empfehlenswert, digitale Maßnahmen zur Datensicherung zu ergreifen, wo sie Sinn ergeben, und Tresore sowie Schließfächer für besonders wichtige Unterlagen zu nutzen.