Conserver les documents en sécurité : délais, coffres-forts et sauvegarde numérique
Quels documents doivent être conservés six, dix ou trente ans, ce qui doit rester sous forme papier et comment coffre-fort pour documents, cassette et coffre bancaire se complètent.
par Wolfgang Meyer, Geschäftsführung und Fachautor
Lors de la création et de la gestion d’une entreprise, les données sensibles et documents privés s’accumulent rapidement. Il s’agit de conserver ces documents conformément à la loi, de manière bien organisée et à l’abri des accès non autorisés et des intempéries pendant la durée prévue par le législateur. Dans le guide suivant, vous apprendrez tout sur l’obligation de conservation des différents documents, la sauvegarde numérique et physique ainsi que la protection contre l’incendie et le vol.
Conserver des documents conformément à la réglementation
Selon la loi, les entrepreneurs et commerçants sont tenus de conserver les documents pertinents pendant une durée déterminée. La plupart des documents doivent être conservés six, huit ou dix ans. Cela est régi par diverses lois et réglementations :
- le droit fiscal ou le Code fiscal allemand (AO)
- le droit commercial ou le Code de commerce allemand (HGB)
- le droit de la sécurité sociale
- le droit du travail
Selon le droit fiscal et le code fiscal allemand (Abgabenordnung), toute personne tenue, en raison de sa profession ou de son activité, de tenir des registres et une comptabilité est également soumise à l’obligation de tenue d’une comptabilité fiscale. Le code fiscal prévoit que les commerçants réalisant à partir de 800 000 euros de chiffre d’affaires ou 80 000 euros de bénéfice par an doivent tenir une comptabilité (§ 141 AO, seuils en vigueur depuis 2024). Une conservation des dossiers propre et protégée est donc indispensable.
Qu’est-ce que la sécurité des données et que signifie la protection des données ?
Pour l’entrepreneur qui souhaite respecter son obligation de conservation, il convient d’abord de distinguer la sécurité des données de la protection des données. Ces termes sont souvent employés comme synonymes, bien qu’ils désignent des choses différentes.
- Sécurité des données
- La sécurité des données en entreprise signifie que des mesures sont prises pour protéger les données sensibles de toute nature contre l’accès de tiers ou la destruction. Il ne s’agit pas forcément de données à caractère personnel, mais simplement d’informations dignes de protection. La sécurité des données est assurée par diverses mesures techniques.
- Protection des données
- La protection des données concerne les données à caractère personnel et leur traitement, ou encore la garantie de l’autodétermination informationnelle. Il s’agit de dispositions légales relatives à la collecte, au traitement et à l’utilisation de données telles que les noms, adresses, adresses e-mail et numéros de téléphone.
La protection des données ne peut être garantie sans la sécurité des données. La sécurité des données veille à ce que les données de l’entreprise et les données à caractère personnel puissent être stockées et traitées de manière protégée. Les entreprises en particulier collectent et conservent des données à caractère personnel, par exemple des fiches de paie avec noms, adresses, numéros de sécurité sociale et autres éléments d’identification.
La différence entre données et documents
Données et documents sont également des termes souvent employés comme synonymes, alors qu’ils ne signifient pas la même chose. L’explication suivante distingue ces notions :
En principe, tout objet constitué de données (fichier, enregistrement, page web, etc.) devient un document dès lors qu’il est considéré comme un objet publiable ou communicable. Il n’est donc pas possible de faire une distinction fondamentale entre données publiées ou communiquées et documents numériques.
Les données constituent donc des documents, mais dans le domaine numérique, la distinction est difficile. Il est en revanche plus simple de séparer les données numériques des documents analogiques, c’est-à-dire imprimés sur papier.
Combien de temps faut-il conserver les documents ?
En Allemagne, la durée de l’obligation de conservation et d’archivage des documents est fixée par la loi : il s’agit le plus souvent d’un délai de six, huit ou dix ans. Depuis le 1er janvier 2025, les pièces comptables doivent être conservées huit ans au lieu de dix auparavant, conformément à la quatrième loi d’allègement bureaucratique (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, § 147 AO et § 257 HGB).
| 10 ans | 8 ans (pièces comptables) | 6 ans |
|---|---|---|
| Livres comptables | Les factures, celle du carburant comme le reçu pour l’équipement de bureau | Lettres commerciales envoyées et reçues |
| Comptes annuels | Relevés de compte | Lettres commerciales envoyées et reçues |
| Bilans et bilan d’ouverture | Listes et bulletins de salaire | Documents d’importation |
| Inventaires | Actes contractuels | Documents d’exportation |
| Rapports de gestion consolidés | Bons de livraison | Lettres de relance |
| Documents douaniers tels que l’autorisation d’exportation | Polices d’assurance | |
| Avis de taxes, d’impôts et de cotisations | Correspondance |
État : septembre 2026. Les dispositions allemandes du code fiscal (Abgabenordnung) et du code de commerce (Handelsgesetzbuch) font foi.
Mesures analogiques et numériques pour la sécurité des données
Pour mettre en œuvre la sécurité des données dans l’entreprise par des mesures ciblées et garantir ainsi la protection des données, deux options s’offrent à vous : la sauvegarde numérique ou la conservation physique.
En ce qui concerne le cadre juridique, il est désormais permis de numériser la plupart des documents de l’entreprise et de les enregistrer sur des supports de données ou dans le cloud. La prudence reste toutefois de mise, car cela ne s’applique pas à tous les documents.
Coffre-fort, cassette ou coffre bancaire
Des documents aussi importants que des contrats, des comptes annuels, des bilans et des relevés de comptes professionnels ne devraient pas simplement être rangés dans un classeur, dans une armoire de bureau. Pour garantir la sécurité et la protection des données, il faut un emplacement adapté qui remplisse différents critères. Pour les documents, les mesures techniques de sauvegarde des données signifient qu’ils doivent être protégés contre l’accès de tiers, contre la perte, mais aussi contre les incendies et les intempéries.
Coffre-fort pour documents
Un coffre-fort pour documents ou coffre-fort à dossiers est conçu pour conserver des documents à l’abri du feu, de l’eau et des gaz. La protection incendie doit être attestée par un certificat. Les certifications courantes S60P, S120P ainsi que LFS 30 et LFS 60 se rapportent au papier et signifient qu’en cas d’incendie, la température intérieure n’augmente pas de plus de 150 degrés. Les documents imprimés ne subissent ainsi aucun dommage. En règle générale, les coffres-forts pour documents des différentes classes de protection incendie offrent une protection de 30, 60, voire 120 minutes.
La prudence est de mise pour les supports de stockage, car la protection incendie seule ne suffit pas à les protéger de la destruction. Pour les supports de données électroniques, il faut garantir que la température intérieure n’augmente pas de plus de 30 degrés, car les supports de stockage sont plus sensibles à la chaleur que le papier. Les coffres-forts pour supports de données certifiés S60DIS ou S120DIS sont conçus pour la conservation de supports de données. Les coffres-forts pour documents répondent en outre à une protection anti-effraction normalisée et sont assurables jusqu’à un certain montant.
Cassette à documents
La cassette à documents convient parfaitement à la conservation de dossiers. Il existe en outre des cassettes spécialement conçues qui conviennent aussi aux supports de données tels que disques durs et clés USB. Dans les modèles courants, le contenu est ainsi protégé du feu pendant un certain temps, et l’humidité et la lumière ne peuvent pas non plus pénétrer. Son poids relativement faible est un avantage par rapport au coffre-fort.
- Un faible poids présente toutefois l’inconvénient qu’une cassette à documents peut être très facilement emportée.
- Les petits coffres-forts risquent eux aussi d’être emportés par des cambrioleurs s’ils sont légers. Il est plus simple pour les voleurs d’emporter le coffre-fort entier, sans savoir ce qu’il contient, et de le forcer ailleurs.
Coffre en banque
Les actes, bilans, avis d’imposition ou comptes annuels, ainsi que l’un ou l’autre support de données, peuvent aussi être conservés en toute sécurité dans un coffre bancaire. Un coffre bancaire est idéal, surtout pour les originaux ou le support de sauvegarde sur lequel sont enregistrées des données importantes. Pour savoir ce qu’il en est de la couverture d’assurance, consultez Assurance du coffre bancaire.
Sauvegarde numérique : supports de données et cloud
Les disques durs et les clés USB offrent beaucoup d’espace de stockage tout en prenant très peu de place. Ces supports ne sont toutefois pas protégés contre la destruction et perdent en performance au fil des années. Leur lisibilité doit être garantie à tout moment ; ils doivent donc être contrôlés et remplacés régulièrement. Si des données sont conservées sur des supports physiques, celles-ci doivent impérativement être chiffrées avec un mot de passe robuste. Il est vivement recommandé de les conserver en double exemplaire, dans le coffre-fort pour documents et dans un coffre bancaire.
L’un des avantages du stockage dans le cloud est de pouvoir accéder aux documents à tout moment et depuis n’importe où. Pour les entreprises, il est recommandé de choisir un prestataire allemand ou au moins européen soumis au RGPD. Sinon, d’autres dispositions légales s’appliquent et des tiers peuvent être autorisés à consulter les documents, comme c’est par exemple le cas aux États-Unis.
À faire et à éviter pour la conservation des documents
Ce qu’il faut faire
- Faire appel à des experts en sécurité des données pour tout faire correctement.
- Vérifier précisément avec votre expert-comptable quels documents doivent être conservés et pendant combien de temps.
- Utiliser des coffres en banque pour les supports de données électroniques.
- Conserver deux supports de données contenant les mêmes données à deux endroits différents.
Ce qu’il faut éviter
- Ne pas copier les factures et n’archiver que l’original. Le papier thermique pâlit : la facture originale doit être archivée avec une copie sur papier d’imprimante.
- Économiser à l’achat du coffre-fort et renoncer à la protection incendie.
- Conserver tous les documents et supports de données au même endroit. L’original et la copie doivent être rangés séparément.
- Louer un cloud hébergé hors d’Europe, sinon les règles européennes de protection des données ne s’appliquent pas.
- Renoncer au chiffrement des supports de données.
Conséquences possibles
Les infractions au règlement général sur la protection des données (RGPD) exposent à de lourdes sanctions. Il n’est pas possible d’indiquer précisément quelles infractions entraînent quelles conséquences. Il faut toutefois s’attendre à des poursuites pénales et à des amendes. En cas de non-respect par destruction, dissimulation ou détérioration, une peine d’emprisonnement de deux ans est encourue. Dans certaines situations, la violation de l’obligation de conservation peut également être sanctionnée comme fraude fiscale ou comme minoration fiscale par négligence.
Conserver des documents en tant que particulier
Les documents que les particuliers doivent conserver sont réglementés par chaque pays. Indépendamment de cela, il est recommandé de conserver toute sa vie les documents suivants :
- Passeport et carte d’identité, car il existe une obligation d’identification
- documents certifiés par un notaire
- Actes de naissance et de mariage, éventuellement le jugement de divorce
- Documents de prévoyance professionnelle
- Certificat d’hérédité
- Testament
- Acte de décès
D’autres documents, comme les déclarations d’impôts, les contrats et certificats de travail, les bulletins de salaire ainsi que les polices d’assurance, doivent être conservés pendant quelques années. L’aperçu Biens à protéger montre quels autres biens ont leur place dans un coffre-fort.
Conclusion
Pour les petites et moyennes entreprises, conserver les documents en toute sécurité est indispensable. Il convient de se préoccuper dès la création d’un archivage correct, judicieux et efficace, afin qu’aucun désordre ne s’installe. Il est en outre recommandé de prendre des mesures numériques de sauvegarde des données lorsque cela a du sens, et d’utiliser des coffres-forts ainsi que des casiers pour les documents particulièrement importants.
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