Armoire à documents : conservation conforme au RGPD

Domaines d’application

La protection des données joue un rôle important en Allemagne. Ce qui vaut pour les données numériques vaut aussi pour les données sur papier ; une armoire à documents est recommandée à cet effet.

La loi impose aux entreprises de conserver en sécurité leurs documents et papiers commerciaux importants, tels que les documents fiscaux, les bilans ou les contrats. En lisant entre les lignes, on comprend que l’utilisation d’un coffre-fort professionnel, d’une armoire à documents ou d’un coffre-fort pour supports de données est exigée indirectement et constitue donc une sorte de condition de base pour la conservation des données et des documents. De plus, il ne faut en aucun cas oublier les documents relevant de l’« auto-administration » de l’entreprise, comme les statuts, les documents de crédit, les décisions de la direction, les contrats de travail, les documents de paie, les accords d’entreprise, etc. ; dans le pire des cas, la perte de ces documents peut entraîner des amendes, une estimation d’office par l’administration fiscale et/ou la perte d’avantages fiscaux.

La sécurité grâce aux armoires à documents

Les armoires à documents de Bremer Tresor offrent une protection de qualité contre les accès non autorisés et le feu. Chez Bremer Tresor, la qualité est primordiale. Nous faisons tester tous nos coffres-forts par des organismes de contrôle officiels afin d’obtenir une confirmation externe de notre qualité. Lorsque ces tests sont réussis, un certificat est délivré ; il est apposé sur la face intérieure de la porte de chaque armoire à documents.

Les coffres-forts pour documents sont de bons polyvalents. Une utilisation au bureau ou à la maison exige une certaine protection anti-effraction, afin que des personnes non autorisées n’accèdent pas à des données sensibles. La protection incendie est également importante pour les armoires à documents, car des documents commerciaux peuvent être détruits par le feu en quelques secondes. Grâce à nos armoires à documents doublement certifiées, vous pouvez être serein face à ces deux exigences de protection.

Protection anti-effraction certifiée

La certification d’une protection anti-effraction suppose une construction robuste. Lors des essais de certification, l’armoire à documents est soumise à des tentatives d’effraction par une équipe spécialisée. Selon l’effort nécessaire à l’effraction, cette équipe classe les coffres-forts dans différents niveaux de sécurité. Plus le niveau de sécurité est élevé, plus le degré de résistance de l’armoire à documents est élevé.

Les essais se déroulent selon des directives strictes et sont définis par la norme européenne 1143-1 et EN 14450. Les certifications et classements sont effectués par les organismes de certification officiels ECB-S et VdS. Grâce au classement officiel dans un niveau de sécurité selon EN 1143-1 ou EN 14450, vous avez également la possibilité d’assurer les objets de valeur conservés dans votre coffre-fort.

• Niveaux de sécurité selon EN 14450 : les niveaux de sécurité selon EN 14450 se répartissent en S1 et S2 et font partie des classifications des armoires de sécurité. Ces niveaux de sécurité ne peuvent être assurés que de façon minimale dans un cadre professionnel (jusqu’à 2 500 €), mais ils offrent déjà une bonne protection anti-effraction. Si votre priorité est la protection de documents et la protection contre le feu, une armoire à documents de niveau S2 est suffisante.
• Niveaux de sécurité selon EN 1143-1 : les niveaux de sécurité selon EN 1143-1 sont les classes des coffres-forts certifiés. Les coffres-forts certifiés sont plus robustes et conçus pour protéger les objets de valeur en cas d’effraction. Nous proposons également des armoires à documents dotées de ces niveaux de sécurité. La sécurité de votre coffre-fort pour documents s’en trouve renforcée et vous avez en outre la possibilité d’y assurer des objets de valeur dans un cadre professionnel. Ainsi, une armoire à documents de la gamme Janus avec un degré de résistance classe N/0 offre un montant assurable de 10 000,00 €. Si vous avez besoin d’un modèle combinant coffre-fort certifié et armoire à documents, choisissez un coffre-fort certifié adapté doté de la protection incendie correspondante.

Protection incendie certifiée

Une protection incendie est indispensable pour une armoire à documents, car le feu est l’ennemi juré du papier. Avec une armoire à documents ignifuge, vous pouvez être sûr que votre coffre résistera au feu. Un incendie dans un foyer ou une entreprise est déjà un scénario très dramatique. Si, après un incendie, des documents et des données importants manquent, la reconstruction devient très difficile, voire impossible.

Pour une protection incendie fiable, veillez impérativement à une certification officielle indiquant un niveau de protection incendie. Il existe deux normes différentes selon lesquelles les essais de résistance au feu des armoires à documents sont réalisés. D’une part, la norme EN 15659, conçue pour les essais de protection incendie légère. Les coffres-forts sont placés pendant une durée définie dans une chambre de combustion, et l’intérieur ne doit ni prendre feu ni dépasser une certaine température. Chez nous, vous trouvez cette protection incendie légère sous la désignation LFS 30 P, qui correspond à la classe officielle. L’essai au feu a alors été réalisé pendant 30 minutes et certifie une protection incendie légère.

Pour une protection incendie plus élevée, nous faisons tester nos coffres-forts selon la norme EN 1047-1. Ces essais sont réalisés par l’ECB-S et le VdS pour 60, voire 120 minutes. Cette norme vérifie que les coffres-forts offrent une excellente résistance au feu. Les coffres-forts doivent non seulement résister au feu et aux températures, mais aussi subir avec succès des essais mécaniques à l’état chauffé. Pour simuler l’incendie d’un étage et donc la chute du coffre-fort pour documents à travers le plancher, on le laisse tomber d’une hauteur de plus de 9 mètres. Même après cette chute, la protection incendie et le fonctionnement du coffre-fort doivent rester irréprochables.

Avec un certificat de protection incendie moyen ou élevé, votre armoire à documents dispose de la certification S60P ou S120P et a été testée pendant 60 ou 120 minutes.

Les certifications S60DIS et S120DIS selon EN 1047-1 constituent une variante de cette certification. Elles correspondent à S60P et S120P, à la différence près qu’elles s’appliquent à la protection incendie des supports de données. La différence entre supports de données et papier réside dans le fait que les supports de données sont déjà endommagés à des températures plus basses. Pour obtenir cette certification, aucune hausse de la température intérieure de plus de 30 °C n’est donc admise.

Armoires à documents de Bremer Tresor

Chez Bremer Tresor, nous attachons une grande importance à la personnalisation et à la modularité de nos coffres-forts pour documents. Vous pouvez non seulement protéger vos documents et supports de données contre le feu et le vol, mais aussi adapter parfaitement le coffre-fort pour documents à votre entreprise ou à votre domicile.

Vous pouvez ainsi choisir votre coffre-fort dans la taille souhaitée, sélectionner la couleur adaptée à vos bureaux et y ajouter le système de fermeture approprié. Chez Bremer Tresor, vous avez ainsi pour chaque coffre-fort la possibilité de choisir un système de fermeture à clé, une serrure électronique ou une serrure à empreinte digitale.

Nos armoires fortes pour documents disposent de tablettes à hauteur de classeur. Vous pouvez toutefois commander une tablette supplémentaire pour subdiviser un compartiment. Nous proposons également des inserts pour dossiers suspendus. Aménagez votre coffre-fort pour documents de manière à ce qu’il soit un véritable soutien dans votre quotidien, et pas seulement une mesure de sécurité.