RGPD : conserver, archiver et détruire les données clients en toute sécurité

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Il apporte des changements fondamentaux à la collecte, au stockage et au traitement des données personnelles. En cas de non-respect, des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 pour cent du chiffre d’affaires annuel mondial peuvent être infligées. Depuis lors, le stockage et la sécurisation des données clients, en particulier, doivent être organisés avec plus de précaution. Ce guide résume ce que vous devez prendre en compte pour la conservation des données.

Conservation de documents papier

Les documents contenant des données à caractère personnel doivent être détruits dans la mesure du possible dès qu’ils ne sont plus strictement nécessaires. Les documents fiscaux, comme les factures comportant des données clients, font exception : ils doivent être conservés dix ans conformément au § 147 de l’Abgabenordnung (code fiscal allemand). La prudence est également de mise pour les documents papier tels que les contrats, les données du personnel, les bons de matériel et les feuilles d’heures.

Selon une étude de Bitkom, la plupart des processus des petites et moyennes entreprises reposent sur le papier. 20 pour cent des documents de l’ensemble des entreprises allemandes n’existent qu’au format papier.

Ces documents papier doivent être protégés de manière vérifiable contre l’accès de personnes non autorisées. Pour satisfaire à ces exigences, la conservation des données sensibles dans un coffre-fort certifié est indispensable. Bremer Tresor vous propose un large choix d’armoires à documents dotées d’une protection anti-effraction certifiée.

Pour la conservation de documents devant être archivés sur une longue période, une armoire ignifuge pour documents est recommandée. Ce coffre-fort offre une protection incendie certifiée qui empêche de manière fiable la destruction du papier en cas d’incendie par le feu, la chaleur, la fumée ou l’eau d’extinction. L’aperçu des classes de protection incendie indique quel niveau convient à quel usage.

Destruction de documents papier

Les données physiques, tout comme les données numériques, doivent être détruites de manière irréversible et vérifiable afin de garantir la protection des données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel doivent être traitées de façon à garantir une sécurité appropriée de ces données, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

S’y ajoute la limitation de la conservation selon l’art. 5, par. 1, point e : les données à caractère personnel ne peuvent être conservées sous une forme permettant l’identification que pendant la durée nécessaire à la finalité poursuivie. Le responsable du traitement est chargé de veiller au respect de cette règle et doit pouvoir le démontrer.

Conservation de documents numériques

Nous vous recommandons de ranger tous les supports de stockage dans un coffre-fort une fois le travail terminé. Les supports de données peuvent ainsi être conservés sans problème dans des armoires à dossiers afin d’empêcher l’accès aux données sensibles.

Une autre possibilité consiste à stocker les supports de données dans un coffre-fort pour supports de données. Celui-ci offre aux clés USB, disques durs, bandes magnétiques ou CD une protection fiable en cas d’incendie.