Conservare i documenti in sicurezza: termini, casseforti e backup digitale
Quali documenti vanno conservati per sei, dieci o trent’anni, cosa deve restare in forma cartacea e come si integrano cassaforte per documenti, cassetta e cassetta di sicurezza in banca.
di Wolfgang Meyer, Geschäftsführung und Fachautor
Con la fondazione e la gestione di un’impresa, dati sensibili e documenti privati si accumulano rapidamente. I documenti devono essere conservati in conformità alla legge, organizzati in modo sensato e protetti dall’accesso di terzi e dagli agenti atmosferici per la durata prevista dal legislatore. In questa guida trova tutto sull’obbligo di conservazione dei diversi documenti, sull’archiviazione digitale e cartacea e sulla protezione antincendio e antifurto.
Conservare i documenti secondo le norme
Per legge, imprenditori e titolari di attività commerciali sono tenuti a conservare i documenti rilevanti per un periodo stabilito. La maggior parte dei documenti deve essere conservata per sei, otto o dieci anni. Ciò è disciplinato da diverse leggi e regolamenti:
- il diritto tributario ovvero il Codice tributario tedesco (AO)
- il diritto commerciale ovvero il Codice di commercio tedesco (HGB)
- il diritto della previdenza sociale
- il diritto del lavoro
Secondo il diritto tributario, ovvero il codice tributario tedesco (Abgabenordnung, AO), chiunque sia tenuto alla registrazione e alla contabilità per la propria professione o attività è soggetto anche all’obbligo di contabilità fiscale. Il codice tributario prevede che gli operatori commerciali con un fatturato superiore a 800.000 euro o un utile superiore a 80.000 euro all’anno debbano tenere la contabilità (§ 141 AO, soglie in vigore dal 2024). Una modalità di archiviazione ordinata e protetta dei documenti è indispensabile.
Che cos’è la sicurezza dei dati e cosa significa protezione dei dati?
Se come imprenditori si vuole adempiere all’obbligo di conservazione, occorre innanzitutto distinguere tra sicurezza dei dati e protezione dei dati. I due termini sono spesso usati come sinonimi, sebbene si riferiscano a cose diverse.
- Sicurezza dei dati
- Sicurezza dei dati in azienda significa adottare misure per proteggere dati sensibili di ogni tipo da accessi non autorizzati o dalla distruzione. Non deve trattarsi necessariamente di dati personali, ma semplicemente di informazioni meritevoli di protezione. La sicurezza dei dati viene garantita con diverse misure tecniche.
- Privacy
- La protezione dei dati riguarda i dati personali e il loro trattamento, ovvero la garanzia dell’autodeterminazione informativa. Si tratta di disposizioni giuridiche relative alla raccolta, al trattamento e all’utilizzo di dati come nomi, indirizzi, indirizzi e-mail e numeri di telefono.
La protezione dei dati non può essere garantita senza la sicurezza dei dati. La sicurezza dei dati fa sì che i dati aziendali e personali possano essere archiviati e trattati in modo protetto. Soprattutto nelle aziende vengono raccolti e conservati dati personali, ad esempio buste paga con nomi, indirizzi, numeri di previdenza sociale e altri dati identificativi.
La differenza tra dati e documenti
Anche dati e documenti sono termini spesso usati come sinonimi, ma non hanno lo stesso significato. La spiegazione seguente distingue i due termini:
In linea di principio, qualsiasi oggetto costituito da dati (file, record, pagina web ecc.) diventa un documento non appena viene inteso come oggetto pubblicabile o comunicabile. Non è quindi possibile una distinzione di principio tra dati pubblicati o comunicati e documenti digitali.
I dati costituiscono quindi documenti, ma in ambito digitale la distinzione è difficile. È invece più semplice separare i dati digitali dai documenti analogici, cioè stampati su carta.
Per quanto tempo bisogna conservare i documenti?
In Germania la durata dell’obbligo di conservazione e archiviazione dei documenti è stabilita per legge: di norma si tratta di un termine di sei, otto o dieci anni. Dal 1° gennaio 2025 per i documenti contabili valgono otto anni invece dei dieci precedenti, come previsto dalla quarta legge tedesca per la riduzione della burocrazia (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, § 147 AO e § 257 HGB).
| 10 anni | 8 anni (documenti contabili) | 6 anni |
|---|---|---|
| Libri contabili | Fatture, sia quella del carburante sia la ricevuta per l’arredamento dell’ufficio | Lettere commerciali, inviate e ricevute |
| Bilanci d’esercizio | Estratti conto | Lettere commerciali inviate e ricevute |
| Bilanci e bilancio di apertura | Elenchi e buste paga | Documenti di importazione |
| Inventari | Atti contrattuali | Documenti di esportazione |
| Relazioni sulla gestione del gruppo | Bolle di consegna | Solleciti |
| Documenti doganali come l’autorizzazione all’esportazione | Polizze assicurative | |
| Avvisi di pagamento di tasse, imposte e contributi | Corrispondenza |
Aggiornato a: settembre 2026. Fanno fede le disposizioni tedesche del codice tributario (Abgabenordnung) e del codice commerciale (Handelsgesetzbuch).
Misure analogiche e digitali per la sicurezza dei dati
Se in azienda si vuole attuare la sicurezza dei dati con misure mirate e garantire così la protezione dei dati, ci sono due possibilità: il backup digitale o la conservazione analogica.
Per quanto riguarda il quadro giuridico, oggi è consentito digitalizzare la maggior parte dei documenti aziendali e salvarli su supporti dati o nel cloud. Occorre però prudenza, perché ciò non vale per tutti i documenti.
Cassaforte, cassetta o cassetta di sicurezza in banca
Documenti importanti come contratti, bilanci d’esercizio, stati patrimoniali e conti aziendali non dovrebbero essere semplicemente riposti in una cartella in un armadio dell’ufficio. Per garantire la sicurezza e la protezione dei dati serve un luogo adatto che soddisfi diversi criteri. Nel caso dei documenti, misure tecniche di protezione dei dati significa che questi devono essere protetti dall’accesso di terzi, dalla perdita e anche da incendi e agenti atmosferici.
Cassaforte per documenti
Una cassaforte per documenti o cassaforte per atti è progettata per conservare documenti al riparo da fuoco, acqua e gas. La protezione antincendio dovrebbe essere attestata da un certificato. Le certificazioni più diffuse S60P, S120P e LFS 30 e LFS 60 si riferiscono alla carta e significano che in caso di incendio l’interno non si riscalda di oltre 150 gradi. In questo modo i documenti stampati non possono subire danni. Di norma le casseforti per documenti delle rispettive classi di protezione antincendio offrono una protezione per 30, 60 o addirittura 120 minuti.
Occorre prestare attenzione con i supporti di memoria, perché la sola protezione antincendio non basta a proteggerli dalla distruzione. Per i supporti dati elettronici bisogna garantire che la temperatura interna non aumenti di oltre 30 gradi, perché i supporti di memoria sono più sensibili al calore rispetto alla carta. Le casseforti per supporti dati con certificazione S60DIS o S120DIS sono progettate per la custodia di supporti dati. Le casseforti per documenti offrono inoltre una protezione antiscasso normata e sono assicurabili fino a un determinato importo.
Cassetta portadocumenti
La cassetta per documenti è ideale per la conservazione delle pratiche. Esistono inoltre cassette progettate appositamente, adatte anche a supporti dati come dischi rigidi e chiavette USB. Nei modelli più comuni il contenuto è così protetto dal fuoco per un certo tempo, e nemmeno umidità e luce possono penetrare. Un vantaggio rispetto alla cassaforte è il peso relativamente ridotto.
- Il peso ridotto comporta però lo svantaggio che una cassetta portadocumenti può essere portata via molto facilmente.
- Anche le casseforti più piccole rischiano di essere portate via dai ladri se sono poco pesanti. Per i ladri è più semplice portare via l’intera cassaforte, senza sapere cosa contiene, e forzarla in un altro luogo.
Cassetta di sicurezza bancaria
Atti, bilanci, avvisi di accertamento fiscale o bilanci d’esercizio, così come qualche supporto dati, possono essere custoditi in sicurezza anche in una cassetta di sicurezza bancaria. Una cassetta di sicurezza è ideale soprattutto per gli originali o per il supporto secondario su cui sono salvati dati importanti. Come stanno le cose con la copertura assicurativa, può leggerlo alla voce Assicurazione della cassetta di sicurezza.
Backup digitale: supporti dati e cloud
Dischi rigidi e chiavette USB offrono molto spazio di archiviazione e occupano pochissimo posto. Tuttavia questi supporti non sono protetti dalla distruzione e con gli anni perdono efficienza. La leggibilità deve essere garantita in ogni momento, perciò vanno controllati e sostituiti regolarmente. Se i dati vengono conservati su supporti fisici, questi dovrebbero essere assolutamente cifrati con una password robusta. È fortemente consigliato conservarli in doppia copia, nella cassaforte per documenti e nella cassetta di sicurezza in banca.
Un vantaggio dell’archiviazione in cloud è la possibilità di accedere ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Per le aziende è consigliabile scegliere un fornitore tedesco o almeno europeo soggetto al GDPR. Altrimenti si applicano altre disposizioni di legge e a terzi può essere concesso il diritto di prendere visione dei documenti, come ad esempio negli Stati Uniti.
Cosa fare e cosa evitare nella conservazione dei documenti
Cosa dovrebbe fare
- Coinvolgere esperti di sicurezza dei dati per fare tutto correttamente.
- Chiarire con precisione insieme al commercialista quali documenti vanno conservati e per quanto tempo.
- Utilizzare cassette di sicurezza bancarie per i supporti dati elettronici.
- Conservare due supporti dati con dati identici in due luoghi diversi.
Cosa dovrebbe evitare
- Non copiare le fatture e archiviare solo l’originale. La carta termica sbiadisce: la fattura originale va archiviata insieme a una copia su carta da stampante.
- Risparmiare sull’acquisto della cassaforte rinunciando alla protezione antincendio.
- Custodire tutti i documenti e i supporti dati in un unico luogo. Originale e copia vanno tenuti separati.
- Noleggiare un cloud con sede al di fuori dell’Europa, dove le norme europee sulla protezione dei dati non si applicano.
- Rinunciare alla crittografia dei supporti dati.
Possibili conseguenze
Le violazioni del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) comportano sanzioni severe. Non è possibile indicare con precisione quali infrazioni abbiano quali conseguenze. Occorre tuttavia mettere in conto conseguenze penali e sanzioni pecuniarie. In caso di inosservanza per distruzione, occultamento o danneggiamento è prevista una pena detentiva di due anni. Al verificarsi di determinate situazioni, la violazione dell’obbligo di conservazione può essere punita anche come evasione fiscale o come riduzione colposa delle imposte.
Conservare documenti come privato
Quali documenti i privati debbano conservare lo stabilisce ciascun paese per conto proprio. Indipendentemente da ciò, per i seguenti documenti si raccomanda la conservazione per tutta la vita:
- Passaporto e carta d’identità, perché vige l’obbligo di identificazione
- documenti autenticati da un notaio
- Certificati di nascita e di matrimonio, eventualmente la sentenza di divorzio
- Documenti della previdenza aziendale
- Certificato di eredità
- Testamento
- Certificato di morte
Esistono altri documenti, come dichiarazioni dei redditi, contratti e attestati di lavoro, buste paga e polizze assicurative, che dovrebbero essere conservati per alcuni anni. Quali altri valori debbano essere custoditi in una cassaforte lo mostra la panoramica Beni da proteggere.
Conclusione
Per le piccole e medie imprese è indispensabile custodire i documenti aziendali in modo sicuro. Già al momento della costituzione bisognerebbe occuparsi di un’archiviazione corretta, sensata ed efficiente, così da evitare il disordine. È inoltre consigliabile adottare misure digitali di salvataggio dei dati dove hanno senso e utilizzare casseforti e cassette di sicurezza per i documenti particolarmente importanti.
Casseforti adatte
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