GDPR: conservare, archiviare e distruggere in sicurezza i dati dei clienti
Quali documenti con dati dei clienti vanno protetti in modo particolare, per quanto tempo possono essere conservati e perché una cassaforte per documenti non basta per i supporti dati.
Il 25 maggio 2018 è entrato in vigore il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Esso comporta modifiche sostanziali per la raccolta, la conservazione e il trattamento dei dati personali. In caso di violazione sono previste sanzioni fino a 20 milioni di euro o al 4 percento del fatturato annuo mondiale. Da allora soprattutto la conservazione e la protezione dei dati dei clienti vanno organizzate con maggiore attenzione. Questa guida riassume ciò a cui deve prestare attenzione nella gestione dei dati.
Custodia di documenti cartacei
I documenti contenenti dati personali dovrebbero essere distrutti per quanto possibile non appena non sono più strettamente necessari. Fanno eccezione i documenti fiscali, come le fatture con dati dei clienti: ai sensi del § 147 dell’Abgabenordnung (codice tributario tedesco) devono essere conservati per dieci anni. Occorre prestare attenzione anche ai documenti cartacei come contratti, dati dei dipendenti, bolle di prelievo materiale e fogli ore.
Secondo uno studio di Bitkom, nelle piccole e medie imprese la maggior parte dei processi si svolge ancora su carta. Il 20 percento dei documenti di tutte le aziende tedesche esiste esclusivamente in forma cartacea.
Questi documenti cartacei devono essere protetti in modo dimostrabile dall’accesso di persone non autorizzate. Per soddisfare questi requisiti, la custodia dei dati sensibili in una cassaforte certificata è indispensabile. Bremer Tresor le offre un’ampia scelta di armadi per documenti con protezione antiscasso certificata.
Per la conservazione di documenti che devono essere archiviati per un lungo periodo si consiglia un armadio ignifugo per documenti. Questa cassaforte dispone di una protezione antincendio certificata, che impedisce in modo affidabile la distruzione della carta in caso di incendio a causa di fuoco, calore, fumo o acqua di spegnimento. Quale livello è sufficiente per quale uso lo mostra la panoramica sulle classi di protezione antincendio.
Distruzione di documenti cartacei
I dati fisici, così come quelli digitali, devono essere distrutti in modo comprovabile e irreversibile, per poter garantire la protezione dei dati personali.
I dati personali devono essere trattati in modo da garantirne un’adeguata sicurezza, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali.
A ciò si aggiunge la limitazione della conservazione ai sensi dell’art. 5, par. 1, lett. e: i dati personali possono essere conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati solo per il tempo necessario al conseguimento della finalità. Il titolare del trattamento è responsabile del rispetto di questo principio e deve essere in grado di dimostrarlo.
Custodia di documenti digitali
Le consigliamo di riporre in una cassaforte qualsiasi supporto di memoria al termine del lavoro. In questo modo i supporti dati possono essere custoditi senza problemi negli armadi per documenti, impedendo l’accesso ai dati sensibili.
Un’altra possibilità consiste nel conservare i supporti dati in una cassaforte per supporti dati. Essa offre a chiavette USB, dischi rigidi, nastri magnetici o CD una protezione affidabile in caso di incendio.
Non è sicuro di quale armadio sia sufficiente per i suoi documenti?
Documenti cartacei, supporti dati o entrambi: valutiamo il suo caso e Le indichiamo la classe di protezione antincendio adatta, con i relativi modelli.
