Armadio per documenti: conservazione conforme al GDPR

Campi di applicazione

In Germania la protezione dei dati riveste un ruolo importante. Ciò che vale per i dati digitali vale anche per i dati in formato cartaceo: per questi si consiglia un armadio per documenti.

Il legislatore impone alle aziende di custodire in modo sicuro documenti e carte aziendali importanti, come documentazione fiscale, bilanci o contratti. Chi legge tra le righe noterà che l’impiego di una cassaforte aziendale, di un armadio per documenti o di una cassaforte per supporti dati è richiesto indirettamente e rappresenta quindi una sorta di requisito di base per la conservazione di dati e documenti. Inoltre non deve assolutamente dimenticare i documenti relativi all’“autogestione” dell’azienda, come atti costitutivi, documentazione sui crediti, delibere della direzione, contratti di lavoro, documenti paghe, accordi aziendali ecc.; nel peggiore dei casi, la perdita di questi documenti può comportare sanzioni amministrative, un accertamento induttivo da parte dell’amministrazione finanziaria e/o la perdita di agevolazioni fiscali.

Sicurezza con gli armadi per documenti

Gli armadi per documenti di Bremer Tresor offrono una protezione di qualità contro accessi non autorizzati e incendi. Per Bremer Tresor la qualità è al primo posto. Facciamo testare tutte le nostre casseforti da istituti di prova ufficiali per ottenere una conferma esterna della nostra qualità. Se i test vengono superati, viene rilasciato un certificato che è riportato sul lato interno della porta di ogni armadio per documenti.

Le casseforti per documenti sono ottime soluzioni universali. L’uso in ufficio o anche a casa richiede infatti una certa protezione antiscasso, affinché persone non autorizzate non possano accedere a dati sensibili. Anche la protezione antincendio è importante per gli armadi per documenti, poiché i documenti aziendali possono essere distrutti da un incendio in pochi secondi. Con i nostri armadi per documenti a doppia certificazione può sentirsi al sicuro rispetto a entrambi i requisiti di protezione.

Protezione antiscasso certificata

La certificazione della protezione antiscasso presuppone una costruzione robusta. Nei test di certificazione l’armadio per documenti viene sottoposto a tentativi di scasso da parte di un team specializzato. In base all’impegno richiesto per lo scasso, questo team classifica le casseforti in diversi livelli di sicurezza. Più alto è il livello di sicurezza, più alto è il grado di resistenza dell’armadio per documenti.

Le prove si svolgono secondo direttive rigorose e sono definite dalla norma europea 1143-1 e dalla EN 14450. Le certificazioni e le classificazioni sono effettuate dagli istituti di prova ufficiali ECB-S e VdS. Grazie alla classificazione ufficiale in un livello di sicurezza secondo EN 1143-1 o EN 14450 ha anche la possibilità di assicurare gli oggetti di valore custoditi nella sua cassaforte.

• Livelli di sicurezza secondo EN 14450: i livelli di sicurezza secondo EN 14450 si suddividono in S1 e S2 e rientrano nelle classificazioni degli armadi di sicurezza. Questi livelli di sicurezza sono assicurabili a livello aziendale solo in misura minima (fino a 2.500 €), ma offrono già una buona protezione antiscasso. Se il suo obiettivo è custodire documenti e proteggerli dal fuoco, un armadio per documenti S2 è sufficiente.
• Livelli di sicurezza secondo EN 1143-1: i livelli di sicurezza secondo EN 1143-1 sono le classi delle casseforti certificate. Le casseforti certificate sono più robuste e costruite per garantire la sicurezza in caso di effrazione e proteggere gli oggetti di valore. Disponiamo anche di armadi per documenti con questi livelli di sicurezza. In questo modo aumenta la sicurezza della sua cassaforte per documenti e ha inoltre la possibilità di assicurarvi oggetti di valore a livello aziendale. Ad esempio, un armadio per documenti della serie Janus con grado di resistenza classe N/0 offre un valore assicurabile di 10.000,00 €. Se Le serve un modello combinato tra cassaforte certificata e armadio per documenti, scelga una cassaforte certificata adatta con la relativa protezione antincendio.

Protezione antincendio certificata

La protezione antincendio per un armadio per documenti è indispensabile, perché il fuoco è il peggior nemico della carta. Con un armadio per documenti ignifugo può essere certo che la sua cassaforte resista a un incendio. Un incendio in un’abitazione privata o in un’azienda è già di per sé uno scenario molto drammatico. Se dopo un incendio mancano documenti e dati importanti, la ripresa diventa molto difficile, se non impossibile.

Per una protezione antincendio affidabile verifichi sempre che vi sia una certificazione ufficiale che indichi un livello di protezione antincendio. Esistono 2 norme diverse secondo cui vengono eseguiti i test antincendio degli armadi per documenti. Da un lato c’è la EN 15659, pensata per i test di una protezione antincendio leggera. In questo caso le casseforti vengono poste per un certo tempo in una camera di combustione e l’interno non deve né prendere fuoco né superare una determinata temperatura. Da noi questa protezione antincendio leggera è indicata come LFS 30 P, che è la denominazione ufficiale della classe. Qui la prova al fuoco è stata eseguita per 30 minuti e certifica una protezione antincendio leggera.

Per una protezione antincendio più elevata facciamo testare le nostre casseforti secondo la EN 1047-1. Questi test vengono eseguiti da ECB-S e VdS per 60 o addirittura 120 minuti. La norma verifica che le casseforti offrano un’eccellente sicurezza antincendio. Le casseforti non devono solo resistere al fuoco e alle temperature, ma anche superare prove meccaniche allo stato riscaldato. Per simulare l’incendio di un piano e quindi la caduta della cassaforte per documenti da un piano all’altro, la cassaforte viene lasciata cadere da oltre 9 metri. Anche dopo questa caduta la sicurezza antincendio e il funzionamento della cassaforte devono essere perfetti.

Con un certificato di protezione antincendio medio o elevato, il suo armadio per documenti dispone della certificazione S60P o S120P ed è testato per 60 o 120 minuti.

Una variante di questa certificazione sono le classi S60DIS e S120DIS secondo EN 1047-1. Equivalgono a S60P e S120P, con la differenza che queste certificazioni valgono per la protezione antincendio dei supporti dati. La differenza tra supporti dati e carta è che i supporti dati si danneggiano già a temperature solo moderatamente elevate. Per ottenere questa certificazione, quindi, l’aumento della temperatura interna non può superare i 30 °C.

Armadi per documenti di Bremer Tresor

Da Bremer Tresor diamo grande importanza alla personalizzazione e all’adattabilità delle nostre casseforti per documenti. Non solo ha la possibilità di proteggere documenti e supporti dati da incendio e furto, ma può anche adattare perfettamente la cassaforte per documenti alla sua azienda o alla sua casa.

Può così scegliere la sua cassaforte nella dimensione desiderata, il colore adatto ai suoi uffici e aggiungere il sistema di chiusura giusto. Da Bremer Tresor, per ogni cassaforte ha infatti la possibilità di scegliere un sistema di chiusura a chiave, una serratura elettronica o una serratura biometrica a impronta digitale.

I nostri armadi per documenti dispongono di ripiani all’altezza dei raccoglitori. È comunque possibile ordinare un ripiano aggiuntivo per suddividere ulteriormente un vano. Offriamo anche inserti con cartelle sospese. Configuri la sua cassaforte per documenti in modo che sia un vero supporto nella vita di tutti i giorni e non soltanto una misura di sicurezza.